Doe het nu!: het nieuwe motto in Zuidoost

Lopend door het kantoor aan het Anton de Komplein op een gemiddelde werkdag krijg je de indruk in een soepel lopende organisatie te zijn beland.
Toch kunnen er natuurlijk altijd dingen verbeterd worden. Om ervoor te zorgen dat de medewerkers van het stadsdeel in de toekomst nog efficiënter en gestructureerder gaan werken, en ook de samenwerking op die manier te bevorderen, krijgen veel collega's de komende tijd een training: PEP.

Het werk waar we ons in de stadsdeelorganisatie met ruim 600 medewerkers mee bezig houden is heel divers. Toch heeft het één belangrijkste overeenkomst: het draait bijna allemaal om informatie en communicatie. Veel collega's ontvangen gedurende een gemiddelde werkweek honderden emailberichten, tientallen telefoontjes en kilo's met papier. Deze enorme stroom moet worden verwerkt, zodat de relevante informatie eruit wordt gehaald, belangrijkste vragen op tijd worden beantwoord, en actie wordt ondernomen wanneer dat nodig is. En dat terwijl de agenda's van de meeste collega's al vol gepland staan met overleggen, werkgroepen en andere 'belangrijke' afspraken. In de tussentijd moet er ook nog gewoon worden gewerkt...De grote vraag is dan ook: hoe houd je overzicht in deze hectiek? Het antwoord is een van oorsprong Amerikaanse trainingsmethode: PEP. Het belangrijkste motto van deze methode is: stel dingen niet uit, maar doe ze nu!

Het is allemaal begonnen toen het secretariaat van de sector MO na een periode van veel personele wisselingen in januari 2009 op training ging. Onder leiding van de vriendelijke maar strenge trainer Hans Peters leerden de secretariaatsmedewerkers hoe je door middel van beter plannen en 'opruimen' meer overzicht creëert en meer tijd overhoudt voor je kerntaken. Hierdoor is er minder reden tot stress, wat uiteindelijk het plezier in het werk vergroot. De medewerkers van het MO secretariaat waren zo enthousiast over de PEP training en ondervonden er dusdanig veel voordeel van, dat ze het MT en MO zo ver hebben gekregen om een verkorte versie van dezelfde training te volgen. En toen is het balletje gaan rollen. Inmiddels hebben vrijwel alle medewerkers van de sector MO de afgelopen maanden een PEP training gekregen van Hans Peters. Ook is de training voor alle collega's van de sectorteams Financiën gestart. Het is de bedoeling dat verder in 2010 ook de gehele sector REO aan de beurt komt.

Hoewel de PEP trainingen laagdrempelig zijn (iedereen kan deelnemen, ongeacht opleiding of functie), hebben ze wel een officieel karakter. Aan het eind van de training ontvangt iedereen die hem met goed gevolg heeft doorlopen namelijk een heus PEP certificaat. De training bestaat uit drie afzonderlijke dagen, met steeds een maand tussentijd. Dat geeft de deelnemrs de tijd om het geleerde in de praktijk te brengen alvorens op de volgende trainingsdag weer nieuwe dingen worden geleerd. Een trainingsdag begint steeds met een aantal uur 'klassikale' uitleg door trainer Hans Peters. Vervolgens krijgen alle deelnemers gedurende de dag ook individuele uitleg en tips op de eigen werkplek. Dit gaat dan bijvoorbeeld over het ordenen en opruimen van het bureau en de kasten, maar ook over het efficiënt gebruik van Outlook.