Stapels werk, maar geen tijd? Het kan anders!

Te veel te doen, en te weinig tijd. Wie herkent het niet? De werkzaamheden blijven zich maar opstapelen, je mailbox zit iedere dag weer propvol en aan het eind van de week heb je niet gedaan wat je allemaal wilde doen. Het lijkt bijna normaal te zijn. Tóch kan het ook anders. Door je werkgewoonten eens onder de loep te nemen, structuur aan te brengen in de stroom van informatie en bijvoorbeeld een takenlijstje te maken, kun je veel rust brengen in je werk.

Ton Harteveld, manager Bedrijfsvoering, heeft hier ervaring mee. Een aantal jaren geleden volgde hij een PEP^®-training, een Persoonlijk Efficiency Programma. 'Zo'n drie jaar geleden kwam ik in aanraking met deze training', vertelt Ton. 'Een collega wilde een pilot opzetten en had daarvoor mensen nodig. Ik wilde wel meedoen. De eerste vraag die mij door de trainers werd gesteld, was wat ik wilde bereiken. Heel persoonsgericht dus. Ik heb toen gezegd dat ik het aantal mails dat ik per dag ontvang, zo'n 70, terug zou willen brengen. Dat kostte veel van mijn tijd, en mede daardoor ervoer ik een grote werkdruk. Daar zijn we toen mee aan de slag gegaan'. Een van de dingen die Ton leerde was het toekennen van een waarde aan elke e-mail op het moment dat je het opent. Ton: 'Vaak openen mensen een bericht, lezen het een paar keer en doen er vervolgens eerst niks mee. Daarmee verspil je dus energie. Wanneer het om een korte actie gaat, is het het meest effectief om meteen te reageren. Als je er meer tijd voor nodig hebt, kun je een vast moment in de week prikken waarop dit soort mails afhandelt. Dan ken je er toch direct waarde aan toe.'.

Structuur aanbrengen
Een ander probleem dat Ton regelmatig tegenkwam, en dat ook voor vele andere medewerkers herkenbaar zal zijn, is dat hij en zijn secretaresse stukken vaak niet terug konden vinden in archieven. Ook hier bood de PEP^®-training uitkomst. 'De eerste vraag die ik kreeg was wat mijn hoofdtaken zijn. Het blijkt dat deze hoofdtaken een heel goede structuur bieden voor een archief. En sindsdien hoeven we nauwelijks meer te zoeken. Je ziet ook vaak dat er veel te veel wordt bewaard. Toen ik nog op de afdeling Klantrelaties werkte, hebben we daar het archief door middel van deze training kunnen halveren. De trainers gaan daarbij gewoon voor de kasten staan, en confronteren je met alle nutteloze stapels papieren.' De trainers wezen Ton ook op het bakje met de stapels papieren op zijn bureau. Ze gaven aan dat zo'n stapel 'things-to-do' enorm afleidt. Ton: 'Eerst vond ik dat onzin en liet ik het staan. Omdat de trainers nog een keer langs zouden komen, heb ik twee dagen vrij gemaakt om toch maar eens door de stapel heen te gaan. En het gekke is: direct daarna had ik het gevoel dat ik niks meer hoefde te doen, dat ik tijd had voor andere dingen. Het werkt dus echt.'

Open deuren
Inmiddels hebben bijna alle managers op de afdeling de PEP^®-training bijgewoond.
En ook op andere plekken binnen Netwerk wordt het steeds vaker gevolgd. Accountmanager Peter Janssens heeft vorig jaar met zijn collega's van de afdeling Account, Engineering & Infra aan de training meegedaan. Peter: 'We zaten in Nuenen en gingen verhuizen naar Den Bosch. Dan kun je twee dingen doen: of alles in dozen stoppen en verhuizen, of eens kijken of je effectief met je spullen omgaat. Er is gekozen voor dit laatste. We kregen vooral tips voor het archiveren. Vaak zijn er wel tien mappen op de afdeling met dezelfde stukken. Na de training ging vrijwel wekelijks een vrachtwagen aan spullen weg! Ook kregen we tips voor het archiveren van mail en het maken van een takenlijst. Een simpele tip die ik erg nuttig vond was dat je het beste je mail één of twee keer per dag kunt bekijken. Wanneer je elk mailtje dat binnenkomt meteen bekijkt, raak je steeds afgeleid. Het is niet zo dat ik nu ineens tijd over heb, zo ver gaat het niet. Het zijn gewoon handige tips. Eigenlijk zijn het allemaal open deuren, maar je moet je er even bewust van zijn.'

In kader

Emailtips
Signalen uit de organisatie en de resultaten van een onderzoek onder managementassistentes uit 2006, geven aan dat veel medewerkers het grote aantal mails als een last ervaren. Vooral de vele cc's en het 'droppen' van emails die om een spoedacties vragen, zorgen voor ergernis. Bovendien wordt het verminderde persoonlijke contact als gevolg van de e-mail als een gemis ervaren. Het Directieteam bevestigt het belang van het terugdringen van het emailverkeer. Ze vindt dat daarbij de verantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevenden en medewerkers zelf. Daarom komt er geen gedragscode, wel tips en een praktische handleiding. Hieronder vind je enkele tips. Deze adviezen en een emailhandleiding staan inmiddels op InfraNet.

- Overweeg of je persoonlijk of telefonisch kunt communiceren vóórdat je een
email verstuurt.
- Geef doel en urgentie van een email aan in de Outlook-onderwerpregel en
gebruik hiervoor de volgende codes:
- A) Actie
- I) Ter informatie
- V) Vergaderstukken bijgevoegd
- U) Urgent
- ?) Een vraag
- Stuur korte, overzichtelijke emails. Voeg inhoudelijke informatie als een apart document bij.
- Stuur alleen de relevante informatie mee als je reageert op een email (geen reactie op reactie op reactie).
- Probeer je inbox aan het einde van de dag leeg te hebben.
- Leg actie- en archiefmappen aan (zie handleiding op InfraNet).
- Lees en beantwoord emails op vaste tijden.
- Bel even voordat je een email verstuurt als de tijd voor de gevraagde actie erg kort is.
- Stuur zelf minder emails.
- Stuur weinig of geen cc's.
- Stuur geen last minute emails met vergaderstukken.
- Zet de afwezigheidassistent aan als je langer dan een dag afwezig bent.

Procesanalist Theo Ferfers heeft een aantal jaren geleden behoorlijk last gehad
van de vele emails. 'Ik ben hoofd Aansluitingen en hoofd Infra Regio Noord-Limburg geweest en kreeg ontzettend veel emails', vertelt hij. 'Als ik terugkwam van vakantie zaten er zo'n 350 berichten in mijn postvak. Ik was een perfectionist en wilde alles graag goed afhandelen. Maar het werd me te veel, en ik liep mede daardoor tegen een burn out aan. Inmiddels ben ik van functie veranderd en tegenwoordig beoordeel ik heel selectief mijn mail. In mijn agenda plan ik tijd in voor het afhandelen van bepaalde berichten. Tips of een training waarbij je goed leert omgaan met je mail lijkt mij het Ei van Columbus. Ik wilde dat ik er eerder aan mee had gedaan.!'

Cindy Scholten, managementassistente bij Asset Management geeft juist aan geen last te hebben van de vele emails. 'Soms heb ik 's ochtends vijftig emails in mijn mailbox', vertelt ze. 'Dat kan veel zijn, maar ik lees ze meteen en handel het af. Zodra ik dat heb gedaan, verwijder ik de berichten. Dan is het klaar. Ccmailtjes lees ik alleen even, daar hoef je verder ook niets mee te doen. Wat scheelt is dat ik Outlook handig heb ingesteld. Zo heb ik bijvoorbeeld voor de twee managers voor wie ik werk, twee aparte mailboxen. Dat werkt heel overzichtelijk.'