Verstuur deze pagina
Reactie van Siemens
Verstuur deze pagina
Geen vaste werkplek, geen persoonlijk vast archief, minder plaats voor papier en elke avond zorgen dat je tafel volledig leeg is: verkopers of andere 'uithuizige' medewerkers kijken er wellicht niet vreemd van op. De vraag is echter of de formule van het dynamische kantoor ook geschikt is voor boekhouders. Bij Siemens alvast wel.
Toen Siemens vorig jaar in juni het dynamic office concept lanceerde, was een van de testteams de vijfkoppige boekhoudkundige en financiële ploeg die bij Siemens de vastgoedafdeling (Siemens Real Estate) ondersteunt. Het team deelt met drie andere groepen van werknemers een werkruimte of plateau waar zich in totaal 23 werkposten bevinden. Er zijn niet genoeg bureaus voor iedereen, maar dat hoeft ook niet. Onderzoek wees immers uit dat gemiddeld slechts 80% van de betrokken collega's hun dag ook werkelijk op kantoor doorbrengen.
"Als we 's ochtends arriveren kunnen we onze plaats vrij kiezen", vertelt Gregory Berkmans van de boekhoudafdeling. "Die plaats kies je in functie van het werk van die dag en van de collega waarmee je gaat samenwerken. Je geeft je pincode in op het telefoontoestel aan je bureau, je klapt je portable open en je kunt starten. Alle tafels hebben wieltjes, zodat we de bureaus ook snel bij elkaar kunnen schuiven indien we willen vergaderen."
hadden ze in het begin wel moeite met het clean desk principe. Dat is onherroepelijk verbonden met het dynamische kantoor: 's morgens kan er iemand anders aan je tafel zitten, dus je moet elke avond volledig opruimen. "Als controllers zitten we soms dagen aan hetzelfde dossier te werken. Sommigen vinden het tijdverlies om 's avonds alles in te laden en 's morgens weer uit te laden." Toch is de eindbalans voor het team positief. "Het is prettig om op deze flexibele manier te kunnen werken, het geeft afwisseling en het is ook efficiënter omdat je minder over en weer moet lopen. Je leert ook sneller andere collega's kennen, wat het werk ten goede komt. Een groot voordeel is verder dat we verplicht worden om efficiënter met ons papierwerk om te springen."
"Een van de dynamic office regels is dat de helft van de kasten gewoon verdwijnt", verduidelijkt Anne Vandendries, space & move manager. Ze begeleidt het dynamic office project en werkt op hetzelfde plateau als het boekhoudteam. "Voor persoonlijke spullen en voor de dossiers van de dag heeft iedereen een eigen caddy, een wagentje op wielen, dat op slot kan. Je wordt dus gedwongen je klassieke werkmethodes te herzien. Is het nodig alles uit te printen? Hebben we wel zoveel mappen en bergplaats nodig? Welke gegevens kunnen we digitaal bewaren? Mijn ervaring leert dat een vermindering van de opslagruimte met de helft haast nooit een probleem is. Wel moeten we blijven sensibiliseren en in het kader van PEP® geven we de betrokkenen ook opleiding over hoe ze kunnen omgaan met het systeem.
In het nieuwe concept heeft de chef of de manager geen eigen bureau. "Wij hebben op ons plateau wel vijf kleinere lokalen die de betrokken medewerkers kunnen reserveren indien ze een persoonlijke afspraak hebben, indien ze een besloten vergadering willen beleggen of ook gewoon wanneer ze werk moeten verrichten waarbij uiterste concentratie vereist is." Bij Siemens vergelijken ze de nieuwe kantoorindeling met een huis. "Daar heb je ook verschillende plaatsen, elk met een eigen functie. In een badkamer eet je niet en als je geconcentreerd wil lezen, trek je je terug. Die ideeën hebben wij in het project toegepast."
Momenteel werken bij Siemens ongeveer 600 medewerkers volgens het dynamic office principe. Op termijn zal iedereen overschakelen. "Bedoeling is dat we winnen aan ruimte en dus kosten kunnen besparen, maar zonder aan comfort in te boeten", besluit Anne Vandendries.
"We spreken niet meer over mijn, maar over ons bureau"
